各二级学院：
为了确保2011级新生高中档案和户籍及时准确收转，方便新生学习、生活，现就高中档案户籍收转、《新生基本情况登记表》的填写及学生证、胸卡办理等有关工作要求通知如下：
一、相关物资发放
请各二级学院于8月27日到学生处服务科领取相关物资，包括：胸卡（含内芯、卡套、绳子）、学生证、新生基本情况登记表、新生高中档案收条、新生档案收取登记表、新生档案袋、班级通讯录、新生迁移证收条、新生迁移证收取登记表。
物资先以招生人数的80%进行发放，户籍资料先以每位新生班级辅导员10张进行发放，后再根据报到人数进行调整，最后以实际报到人数进行结算，多余的物资需退回学生处服务科，此项内容纳入9月学生工作考核。
二、新生高中档案的收转
1、辅导员在新生报到当日收取新生高中档案，收取档案的同时给学生开具《新生高中档案收条》，并在《新生档案收取登记表》上做好登记，学生本人亲笔签名确认，不能代交或代签，档案收取后要妥善保管。
2、辅导员应在9月4日当天晚上10：00前将新生高中档案按班移交学生处档案室，档案移交时必须按照《新生档案收取登记表》中的顺序整理好，打包存放在学生处档案室。
3、10月10日-10月14日各二级学院新生班级辅导员根据装档时间安排到学生处档案室拆包，与档案管理员当场清点、核对份数，并进行档案的入袋工作。
4、辅导员负责所带班级新生档案袋的填写、入袋及排序工作，要求用黑色墨水笔填写广东白云学院学生档案袋封面，字迹清晰、工整，需填写“姓名”、“学号”、“ 专业”、“班级”，专业、班级都需完整填写，如：专业：艺术设计（室内设计），班级：B11艺术设计1班（室内设计）。
并将“高中档案”、《高考录取通知书》、《新生体检表》装入广东白云学院学生档案袋，按学号排列整齐，经学生处档案室核查之后，转学生处档案室保管。
5、高中档案入袋各二级学院具体时间安排如下：
学院名称
装档日期
装档时间
电气学院
10月10日
8：30—11：30
机电学院
10月10日
14：00—16：00
管理学院
10月11日
8：30—11：30
14：00—16：00
外语学院
10月12日
8：30—11：30
国际学院
10月12日
14：00—16：00
财经学院
10月13日
8：30—11：30
14：00—16：00
艺建学院
10月14日
8：30—11：30
14：00—16：00
6、新生资格审查中需要进行档案审查，各二级学院可以在9月5日—9月23日根据工作需要，与学生处档案室联系确定档案审查时间，统一安排辅导员到学生处档案室进行新生档案审查，并通过档案了解和熟悉学生情况，以便侧面掌握学生状态，有针对性的做好学生教育、管理、服务工作和选举临时学生干部。
三、新生户籍办理
1、户籍办理需要材料：①录取通知书（原件），②户口迁移证，③身份证复印件
2、辅导员在收取以上材料时给学生开具《新生迁移证收条》，并在《新生迁移证收取登记表》上做好登记，学生本人亲笔签名确认，不能代交或代签，迁移证收取后要妥善保管。
3、辅导员应在9月4日当天晚上10：00前将新生户籍办理材料（按一人一份）按辅导员移交学生处刘小丽处，材料移交时必须按照《新生迁移证收取登记表》中的顺序整理好移交。
4、相关要求
（1）为了方便录入新生户籍信息资料，在填写新生迁移证收取登记表时务必字迹清晰，材料填写必须完整。
（2）如涉及身份证换证问题，请辅导员告知学生在户籍入户办理成功后，由学生本人到学生处刘小丽处登记办理。
（3）如有学生有入户我校集体户意愿，但未能及时开具户口迁移证的新生，需在新生迁移证收取登记表中登记注明，并告知学生本人于9月15日带回相关材料到学生处刘小丽处办理。
四、学生证、学生胸卡的办理
（一）学生胸卡的办理
1、时间安排：
各二级学院辅导员于9月4日上午11：00前和下午17：00前分批将填写好姓名、粘贴好照片的胸卡内芯交到学生处服务科，由学生处统一盖章、过塑后领回并发给新生（由于数量较多，请各二级学院务必及时上交）。
2、填写要求
（1）统一使用黑色钢笔或签字笔填写，保持卡面整洁；
（2）字迹工整，内容真实，班级须用正楷填写专业简称名，并标明学历层次，例：B11会计学1班或Z11会计1班；
（二）学生证的办理
1、时间安排
按照《普通高等学校学生管理规定》，新生入学后，学校在三个月内按照国家招生规定对其进行复查，复查合格者予以注册，取得学籍，学校发给学生证。因此，我校2011级新生学生证发放时间为11月中旬。各二级学院辅导员于9月23日前将填写好的学生证交学生处服务科李志华处，学生处审核盖学生处章后，再另行通知各二级学院到校办加盖学校钢印。
2、填写要求：
（1）统一使用黑色钢笔或签字笔填写，保持学生证整洁；
（2）字迹工整，内容真实，需填写的项目有学号、证件有效期（统一填学生毕业年份6月31日）、姓名、性别、籍贯、民族、出生年月、学院、班级、身份证号、入校日期（统一填2011年9月4日），家庭地址以及学生乘车优待证页的家庭所在地和乘车区间（此项为假期购买火车票时使用，乘车区间填写的站点应和家庭地址对应的火车站点相同，请慎重填写，涂改无效，）。
各二级学院一定妥善保管好胸卡及学生证，务必做到一人一卡/证，剩余卡证原数交还学生处，丢失1个胸卡/学生证扣罚5元。
五、新生基本情况登记表
1、填写说明
（1）学院、专业、班级按教务处标准填写
如：学院：艺术与建筑学院
专业：艺术设计（室内设计）
班级：B11艺术设计1班（室内设计）
（2）照片：一寸或大一寸免冠彩色证件照片（背景不限）
（3）政治面貌：党员、团员、群众、民主党派
（4）籍贯：省外填到省市 如：江西抚州
省内填到市县 如：深圳福田
（5）家庭主要成员相关类型工作的单位和职务填写借鉴
工作类型
工作单位
职务
1.务农
XX市（县）XX镇XX村
务农
2.待业
无
待业
3.打散工
公司名称
职员
无
自由职业
4.开店
XX商店
店主
XX公司/工厂
经理/厂长
5.母亲
无
家庭主妇
6.公司
XX公司
职员
7.学生
学校全称
学生
2、相关要求
（1）新生基本情况登记表填写时必须使用黑色墨水笔，填写时字迹要工整清晰，不得涂改，不得有错别字。
(2)新生基本情况登记表照片粘贴必须使用学校综合档案室专用胶水，9月16日前请各二级学院派人来学生处档案室领取。
(3)为方便审核，每班在上交《新生基本情况登记表》的同时附一份班级学生名单。
(4)各二级学院请与9月23日收齐并交学生处档案室审核，学生处档案室审核后转交学校综合档案室保管。
学生处
二0一一年八月二十六日
